Design Office setzt auf eine RFID-basierte Inventarisierungslösung von avus und smart-TEC

Zur Identifizierung des gesamten Inventars der Design Offices an mehr als 20 Standorten in allen deutschen Metropolen stattet der führende Anbieter für Corporate Coworking ​​​​​​​Mobiliar und Equipment mit smarten RFID-Transpondern und Etiketten aus.

Die Paragraphen 240 HGB sowie 140 und 141 des AO verpflichten jeden Kaufmann am Ende des Geschäftsjahres zur Durchführung einer Inventur. Ihr Ergebnis ist das Inventar, eine Bestandsliste mit allen Vermögensteilen des Unternehmens. Art und Menge der Gegenstände müssen grundsätzlich exakt durch Zählen, Wiegen oder Messen aller Gegenstände bestimmt werden.

Damit diese gesetzlichen Anforderungen schnell, effizient und fehlerfrei durchgeführt werden können, setzt Design Offices auf die RFID-Technologie. avus, ein Systemhaus aus Stuttgart, das sich auf RFID-gestützte Prozesse spezialisiert hat, wurde mit der Lösungsfindung beauftragt. Die Softwareanwendung wurde von Design Offices vorgegeben und war ursprünglich für den Einsatz mit Barcodes ausgelegt. Das ideale Zusammenspiel wird mit einem MDE von ZEBRA und den kundenindividuell entwickelten RFID-Transpondern von smart-TEC erreicht.

Design Offices ist Deutschlands führender Anbieter für Corporate Coworking und hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Arbeitswelt neu zu gestalten. An mehr als 20 Standorten in allen deutschen Metropolen findet man moderne Arbeitslandschaften, zu denen Office und Coworking Bereiche aber auch Tagungsräume und Eventflächen gehören. Diese zeichnen sich durch hochwertiges Mobiliar, funktionelles Equipment und Flexibilität aus. Das sich die jährliche Inventur als aufwendig und zeitintensiv herausgestellt hat, überrascht nicht.

Design Offices war somit auf der Suche nach einer Lösung, die Zeit spart und Fehler vermeidet. Darüber hinaus sollte die Lösung das Design der Einrichtungsgegenstände nicht beeinträchtigen und wenn möglich, nicht sichtbar sein. Deshalb wurde gleich zu Anfang die Identifikation mit Barcodes ausgeschlossen. Zudem wollte man nicht jedes Möbelstück einzeln abscannen. Mit der Lösung derartiger Anforderungen hat sich avus gerade auch in der Möbelindustrie einen Namen gemacht. Im ersten Schritt führte avus zusammen mit Design Offices einen Workshop durch, der in einer Machbarkeitsstudie endete. Hierbei wurden unterschiedliche Reader vorgestellt und damit eine Reihe von verschiedenen RFID-Transpondern getestet.

Da die Inventuranwendung auf einem Laptop läuft und darüber die Eingabe erfolgen soll, stellte avus unter anderem ein ZEBRA-Modell, aus der neuen RFD8500-Serie, vor. Der Vorteil hierbei ist die Trennung von Reader und Bediensoftware, die auf einem Smartphone, Tablet oder auf einem Laptop läuft. Dadurch bleibt der Reader leicht und handlich und lässt sich mit seiner “Ein-Knopf-Bedienung” fehlerfrei bedienen. Die Übertragung der gelesenen Daten erfolgt über Bluetooth direkt in die Anwendung auf dem Laptop.

Schnell war Design Offices klar, dass für die Identifizierung der Einrichtungsgegenstände mehrere Arten von RFID-Transpondern benötigt werden. Zum einen wegen der unterschiedlichen Materialien der Einrichtungsgegenstände und zum anderen aus Kostengründen. Besteht die Trägerschicht aus selbstklebender Folie, sind diese in der Anschaffung um ein Vielfaches günstiger als RFID-Transponder aus Kunststoff. Leider funktionieren RFID-Folienetiketten ausschließlich auf metallfreiem Untergrund, wie z. B. Holz, Leder oder Kunststoffe. Deshalb finden für Einrichtungsgegenstände aus Metall sogenannte “On-metal Transponder” Verwendung. Deren Körper bestehen überwiegend aus Kunststoff und weisen eine mehr oder weniger große Dicke auf. Gemäß diesen Informationen wurden während der Machbarkeitsstudie die Einrichtungsgegenstände in zwei Klassen eingeteilt. Die Qualität der unterschiedlichen RFID-Transponder bzw. deren Lesbarkeit wurde direkt am Objekt getestet. Es konnte festgestellt werden, dass für nahezu 90 % aller Einrichtungsgestände RFID-Folienetiketten ausreichen. Ein überaus positives Ergebnis für die anstehende Investitionsplanung.

smart-TEC konnte in diesem Projekt sowohl mit seinen On-metal-Transpondern aus der Produktreihe smart-DOME Freestyle als auch mit den RFID-Etiketten aus der Produktkategorie smart-LABEL überzeugen. Sowohl die kundenspezifische Entwicklung und Fertigung, als auch die Lesereichweite, die Beständigkeit, das Design und die optimale Anbringung der RFID-Transponder von smart-TEC, überzeugten sowohl avus als auch Design Offices. Die RFID-Folienetiketten, aus der Produktreihe smart-LABEL, wurden vollflächig schwarz bedruckt, damit sich diese, wenn sichtbar, unauffällig dem überwiegend schwarzem Design unterordnen. Im selben Arbeitsgang wurde auf jedes Folienetikett die einmalige Inventarnummer aufgedruckt und der RFID-Chip codiert. Für die Identifizierung von Metallobjekten wurde ein RFID-Transponder aus der smart-DOME Produktreihe verwendet. Dieser RFID-Transponder ist aus einem speziellen PU-Material, vollkommen schwarz und nur 38x10x3 mm klein. Seine Lesereichweite hingegen ist trotz der geringen Größe beträchtlich und reicht über einen Meter.

Durch die Identifizierung des gesamten Inventars mit RFID-Transpondern ergeben sich für Design Offices weitere Rationalisierungs- und Einsparmöglichkeiten. Angedacht sind bereits Prozesse, im Wareneingang und Warenausgang sowie in der Instandhaltung, effizienter zu gestalten.

Quelle: www.smart-tec.com